С 1 января 2020 года вступил в силу федеральный закон об электронных трудовых книжках. О том, в чем состоит их преимущество, могут ли граждане и дальше пользоваться бумажной трудовой книжкой, какие сведения о работнике будут предоставлять работодатели, о сохранности этих данных в интервью нашему изданию рассказала заместитель начальника УПФР в Щербиновском районе Елена Костенко.
С 1 января 2020 года вступил в силу федеральный закон об электронных трудовых книжках. О том, в чем состоит их преимущество, могут ли граждане и дальше пользоваться бумажной трудовой книжкой, какие сведения о работнике будут предоставлять работодатели, о сохранности этих данных в интервью нашему изданию рассказала заместитель начальника УПФР в Щербиновском районе Елена Костенко.
– Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?
– Он осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Стартом для активной работы в этом направлении стал Указ Президента от 9 мая 2017 года «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы». Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. С 1 января 2020 года вступили в силу следующие федеральные законы, направленные на ведение учета сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде: Федеральный закон от 16 декабря 2019 года «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», согласно которому на работодателей возложена обязанность с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников; Федеральный закон от 16 декабря 2019 года «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», на основании которого предусмотрена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Во многих странах трудовые книжки уже давно заменили электронные базы данных. Это было сделано потому, что к бумажным документам на практике предъявляется много замечаний. Во-первых, бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может быть потеряна или испорчена. А процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных. Во-вторых, очень много нарушений Правил ведения трудовых книжек (не заверяются исправления в трудовых книжках, зачастую отсутствуют все необходимые реквизиты в записях и т.д.), имеют место эпизоды мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе. В-третьих, необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников; особенно это касается крупных предприятий. Ну и, конечно, никак не оправданы трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную и т.д.
Электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки – добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
– Какую новую отчетность и в какие сроки должны передавать работодатели в ПФР с 1 января 2020 года?
– Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного лица.
С 1 января 2020 года работодатели не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, должны будут представлять в Пенсионный фонд сведения на всех сотрудников, у которых были кадровые изменения за отчетный период – устройство на работу, увольнение, перевод на другую должность и пр. В отчет также вносятся данные о заявлении, которое напишет сотрудник, когда определится с выбором: хочет ли он продолжать вести трудовую книжку в бумажном формате (ст. 66 ТК РФ) или согласен на учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Если в штате организации 25 и более сотрудников, то в ПФР форма СЗВ-ТД представляется в электронном виде в формате xml. Если меньше 25 сотрудников, форму можно сдать в бумажном виде.
С 2021 года сроки представления отчетности будут жестче: 15-е число как отчетную дату оставляют только для перевода на другую должность и подачи сведений о заявлении, которое напишет работник. При приеме на работу и увольнении сотрудника сведения нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события. То есть работодатель должен оформлять прием на работу в январе 2020 года (и далее), а также переводы и увольнения своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится.
После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение, оставлять ли им бумажные трудовые книжки или отказаться от них. Принять такое решение они должны с 1 июля по 31 декабря 2020 г. О своем выборе работники должны уведомить работодателя в произвольной форме. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены (по уважительной причине) работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
– Понесут ли какие-то расходы работодатели?
– Устанавливать какое-то специализированное программное обеспечение не нужно, достаточно программы, в которой работодатель привык вести кадровый учет. Конечно, при условии, что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов. Если такой программы у работодателя нет, то для набора сведений можно будет воспользоваться бесплатными программами, расположенными на официальном сайте ПФР.
– Работники, которые хотят сохранить бумажные трудовые книжки, должны написать об этом заявление в 2020 году? Кто обязан уведомить об этом работника? Есть ли какие-то сроки уведомления? Как быть, если работник увольняется с места работы, где он писал заявление, и трудоустраивается в другом месте?
– По закону работодатель обязан до 1 июля 2020 года уведомить всех своих сотрудников об изменениях трудового законодательства в части ведения электронных трудовых книжек, разъяснить им их права, объяснить, что у них есть право на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Уведомления должны быть составлены в письменной форме.
С 1 января при увольнении работников работодатель должен выдать работнику на руки сведения о трудовой деятельности по специальной форме. Их можно распечатать или передать в электронном виде, заверив должным образом. С 2020 года это обязательный документ, который разработал Минтруд. Документ нужно выдать при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки. Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, при увольнении он получит ее со всеми записями. Если такой сотрудник захочет получить сведения о трудовой деятельности, он должен написать заявление.
– Будут ли в электронной трудовой книжке сведения о причине увольнения? Сможет ли следующий работодатель увидеть, по какой причине уволили сотрудника?
– Да, будут внесены номер приказа об увольнении, дата приказа и основание для увольнения (статья ТК и формулировка).
– Что делать, если работодатель представил на работника неверную информацию о кадровых мероприятиях?
– В этом случае на основании заявления работника работодатель обязан отменить неверную запись и подать нам верные сведения.
– Будут ли работодатели передавать сведения о наградах, почетных грамотах министерств и ведомств, благодарственных письмах, знаках отличия? Сегодня можно внести эти сведения в трудовую книжку.
– Предоставление информации о наградах в составе сведений электронной трудовой книжки не предусмотрено. Это связано с тем, что и сейчас различные льготы, которые предоставляются в связи с наличием наград, назначаются не на основе сведений из трудовой книжки. Для этого нужно представить документы, подтверждающие получение награды в соответствующие органы. Поэтому дополнять сведениями о награде трудовую книжку нет необходимости. Кроме того, это лишняя нагрузка на работодателей. Трудовая книжка – это инструмент для учета стажа, а награды – для получения льгот.
– Если человек потерял справку о трудовой деятельности или ему нужны эти сведения для предоставления по месту требования, где он может их получить?
– Сведения о трудовой деятельности можно получить: у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе либо в электронной форме, заверенные надлежащим образом, в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или с использованием портала Госуслуг в электронном виде, в МФЦ и территориальном органе ПФР на бумажном носителе.
– Елена Николаевна, Пенсионный фонд осуществляет регистрацию граждан в системе персонифицированного учета, а также принимает сведения о трудовой деятельности. Сколько человек сегодня в этой базе и какова численность работающего населения нашего района?
– Страховой номер индивидуального лицевого счета СНИЛС могут получить граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно или временно проживающие на территории Российской Федерации либо временно пребывающие на территории Российской Федерации. На сегодняшний день Управлением ПФР в Щербиновском районе присвоено более 47 тысяч страховых номеров.
По состоянию на 1 января 2020 года за различные отчетные периоды 453 работодателя, зарегистрированных в Щербиновском районе, предоставили сведения почти на 9300 работающих у них граждан. Кроме того, в районе около 1100 человек самозанятого населения (индивидуальные предприниматели, фермеры и т. д.). Но эти показатели не отражают реальную занятость в районе, так как у нас отсутствует информация о работниках тех организаций, которые осуществляют свою деятельность на территории Щербиновского района, но предоставляют отчетность по месту регистрации головной организации в другие районы (филиалы банков, сетевые супермаркеты, отделения почтовой и электросвязи и прочие), а также отсутствует информация о лицах, осуществляющих свою трудовую деятельность за пределами района.
Также хочу отметить, что уже в феврале 2020 года специалистами нашего управления были приняты сведения о трудовой деятельности от 120 страхователей на 625 работников, по которым в январе 2020 года были проведены кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение, либо выбран способ ведения трудовой книжки).
